人事档案管理办法

第一条 员工档案内容
（一） 应聘人员面试评价表、新员工声明、试用合同。
（二） 员工登记表、身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其他相关证件的复印件。
（三） 员工档案照片。
（四） 员工转正申请表、试用员工登记表、声明、劳动合同。
（五） 员工异动申请表、异动交接手续。
（六） 其他反映员工信息的材料。
第二条 存档要求
（一）公司员工内部档案应及时、全面地收集到人力资源部统一保管；各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送交人力资源部保管；驻外机构在当地招聘的人员须建立详细的人事资料存档备查。并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后（原件）交公司人力资源部存档。
（二）人力资源部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理当年离职员工档案，并将离职员工档案移交公司档案馆保存。（具体保管要求按照公司《档案管理制度》执行）
第三条 档案借阅
（一）查阅、借阅员工档案的人员须是部门经理及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。
（二）查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅（借阅）登记薄》。
（三）档案借出时间不超过5 个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。
第四条 附则
（一）本制度由公司规章制度编审委员会起草并修订，经公司职代会讨论并通过，自2010 年 1 月 1 日总经理签发公布之日起正式实施。（二）须制作运用的管理表单有《档案查阅（借阅）登记薄》（执行部门可据实调配）。
（三）本制度由人力资源部负责执行，最终解释权归公司人力资源部。