某有限公司文件管理办法

第一章总则
第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特制定本办法。
第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。
第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。
第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法，确保文件管理工作顺利有效开展。
第二章职责与分类
第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理办法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。
第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设计划，及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清晰顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。
第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作，及时将文件传达给本单位员工，并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，配合做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设计划，制定相关操作规章或细则。
第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。
第三章文件建设计划的制订
第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。
第十一条各部门根据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行情况，每年年底前将下一年度的文件建设计划（建议）交文件管理部门。各基层也应根据实际，明确本单位文件建设计划，并交公司文件管理部门备案。
第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设（计划）建议，结合文件执行与管理实际需要，拟订出公司年度文件建设计划，提交办公会议讨论后实施，并列入各部门考核目标。
第十三条文件建设计划包括以下内容：
（一）文件名称；
（二）起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位；
（三）制定文件的目的、依据；
（四）文件的主要内容；
（五）文件制订或修订的进度安排。
第四章文件的起草
第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。
第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深入调查研究，掌握国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。
第十六条文件草案应包括以下主要内容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的适用范围；
（三）各相关部门应履行的职责；
（四）文件的具体规范或操作程序；
（五）负责文件解释的部门；
（六）实施生效日期；
（七）其他事项。
第十七条文件应符合文件制定的技术要求，内容合法，结构严谨，文字简明，标点符号正确。文件一般用条文表达，每条可分为项、目、款，款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以根据条款涉及内容分章、节，并按条表述。各类文件编号规定如下：
质量手册编号为GH/ZL--□□□
程序性文件为GH/XC--□□□
管理性文件为GH/GL--□□□
作业指导书文件为GH/ZY--□□□
外来文件编号为WL--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。
第十八条文件中职责划分应该明确，尽可能减少职能交叉。为便于操作，新订或修订文件时应尽可能附操作流程图，操作流程应清晰易懂。
第十九条文件在起草过程中，应当广泛听取有关领导和部门的意见，对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时，要进行协商完善。文件草案意见征询，一般由文件起草部门负责落实。
第五章文件的审核与发布
第二十条文件在意见征询完善后，应送文件管理部门审核，必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证，对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括：
（一）是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见；
（二）是否与现行的文件协调、衔接；有无冲突、重复；
（三）文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企业实际和体现权责利对等原则；
（五）逻辑是否严密，流程是否顺畅，是否具备可操作性；
（六）其他要审核事项。
第二十二条为提高文件的严肃性，根据有关法规、制度的要求，以及公司职责分工的规定，各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。
第二十三条经签发的文件，应注明生效时间，以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间，并建立发放与回收记录。
第六章文件的执行督查与评估
第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。
第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督，及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。
第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查，并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。
第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况，在全面征询各有关单位意见基础上完成，并形成评估报告后提交公司领导班子。
第七章文件的修订与废止
第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出，对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的，文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。
第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化，该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行，并由各相关业务部门负责落实。
第三十一条现行文件被新的文件所取代时，应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件，文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。
第八章文件的汇编
第三十二条本着统一、精简、节约的原则，公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际，对本单位具体操作文件进行梳理汇编。
第三十三条文件汇编一般按一年一小编，五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度，对上年度公布实施文件进行统一分类汇编，印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理，重新分类汇编下发。